我们知道微软有两款经典的数据处理软件：Excel和Access。

由于在运行大量数据时，Excel会卡得让你怀疑人生，Access却轻松运转。所以很多人说他俩的时候，大都总结：

“小规模数据用Excel，大规模数据用Access。”

看上去很有道理，但并不准确。

---

Access数据库系统由数据库中的六大数据对象构成， 分别是表、 查询、窗体、报表、宏和模块。今天将对数据库的这六大对象进行介绍。

1）表

在Access数据库中， 表是不可缺少的最基本的对象， 是数据库中的数据仓库， 所有收集的数据都存储在表中。

在 Access 的对象中， 表处于核心地位， 是其他对象进行操作的前提。表中的每一行称为一条记录。记录用来存储一个个相互关联完整的信息。每一条记录包含一个或多个字段。字段对应表中的列。

例如， 用户可能有一个名为“产品信息”的表， 其中每一条记录（行） 都包含有关不同产品的完整信息， 每一字段（列） 都包含不同类型的信息（如产品名称、 规格型号、 计量单位、 单价等）。必须将字段指定为某一数据类型， 可以是文本、 日期或时间、 数字或其他类型，如下图所示：

 2）查询

查询是数据库的核心功能，用户可以根据指定的条件从数据表或其他查询中筛选出符合条件的记录，还可以对记录进行修改、删除、添加等操作。查询通常是在设计视图中创建的，如下图所示。

 创建查询后，查询结果则以数据表的形式显示，如下图所示：

 3）窗体

一个好的数据库不但需要高质量的数据管理，高效率的数据查询，而且还需要有一个美观的用户操作界面。精美的用户操作界面不但给用户带来舒适的视觉效果，而且还有效地引导用户对数据库进行正确的操作。

使用窗体可以进行数据的输入和显示，还可以查看或更新数据表中的记录，如下如所示：

 用户还可以使用窗体来控制应用程序的流程，在窗体中添加各种控件后，只需要单击窗体上的各个控件按钮，就可以进入不同的程序模块，调用不同的程序，如下图所示：

 4）报表

报表主要用来显示并打印数据。利用报表可以整理和计算基本表中的数据，报表的数据源大多来自于表、查询或SQL语句，与窗体不同，在报表组用户不能输入数据。

报表可以用来显示和打印一个数据表，或者查询中的信息，如下图所示：

 创建标签报表，还可以制作标签，将标签打印后，裁剪成一个个的小标签，可以粘贴在产品的包装上，用来对物品进行标识，如下图所示：

 5）宏

在数据库中，各对象不能独立存在，只有将各种对象有机地组织起来，才能实现数据的复杂管理功能。使用宏对象是实现各对象协调工作的方法之一。

同样也可以将Access中的宏看作是一种简化的编程语言，可用于向数据库中添加功能。

例如，可将一个宏附加到窗体上的某一命令按钮，这样每次单击该按钮时，所附加的宏就会运行。

宏包括可执行任务的操作， 如打开报表、 运行查询或者关闭数据库。大多数手动执行的数据库操作都可以利用宏自动执行， 因此宏是非常省时的方法。

宏的设计是在【宏生成器】 中完成的， 单击【添加新操作】 下拉按钮， 在弹出的下拉列表框中即可选择相应的操作命令创建宏，如下图所示：

 6）模块

和宏一样， 模块是可用于向数据库中添加功能的对象。尽管用户可以通过宏操作在列表中进行选择，从而在 Access 中创建宏， 但是用户还可以用 Visual Basic for Applications (VBA)编程语言编写模块。

模块是声明、 语句和过程的集合， 它们作为一个单元存储在一起。模块通常分为类模块和标准模块。类模块中包含各种事件过程， 它与某个窗体或报表对象相关联。而标准模块包含与任何其他特定对象无关的通用过程。

其中， 过程是模块中最主要的组成部分， 能够完成某项特定功能的VBA 代码段（如下图所示） 是一个能显示出库的 Sub 过程。

---

 Access定位于数据管理，更规范

作为一个关系数据库管理系统，Access结合SQL可以帮你储存大量数据，而且Access各个对象之间可以建立关联，方便用户快速查询与调用数据。

 因此Access常被用来搭建管理应用，如库存管理、档案管理等。

管理员可将搭建好的应用共享给企业内部同事，其他同事也可同时录入、查询数据。从企业长远管理来看，用Access搭建一个管理应用比Excel高效得多。

但随着信息化趋势，我们接触的数据量只会越来越多，按理来说access应该早就火了起来。

可惜从学习资料、关注度等各方面来看，Access远没有Excel被大众喜闻乐见——很多人甚至用Excel做管理软件、搞数据库，抢Access的饭碗。

不过要说明的是——Excel的确可以解决很多简单的数据库问题，但从企业长远的数据管理角度来看，Excel并非关系型数据库，它在数据的存储、共享协作、数据查询、报告生成上，都远不及Access。

---

 Excel定位于数据分析，更自由

Excel作为一款门槛相对较低的数据分析展现工具，经过简单的学习后，就能可以快速做出统计表格和分析图表。

软件内光函数就有两百多种，养出的上下游插件厂商也不计其数，最为常见的excel插件就有：

方方格子 —— 作者：方方格子工作室

适用版本：Excel 2007~2016

 方方格子除了常见的Excel工具箱外，在公式/审计/财务/图片/邮件等领域还有一些付费插件。

Excel必备工具箱 —— 作者：新浪博主ahzll

适用版本： EXCEL2007/2010/2013/2016

慧办公 —— 作者：慧办公工作室

适用版本：Office2003/2007/2010/2013/2016/365等、WPS013/2016等

……等等。

但弊端也是很明显的：

（1）虽然Excel可以在Windows、Mac、Android、IOS等系统中打开，但在移动端的体验属实不太美妙（当然随着迭代，现在可能好了一些，但槽点还是很多）

 （2）受到电脑性能影响很大：不同的电脑配置，用excel丝滑体验也大不相同；尽管如此，在运行大量数据时，卡顿/闪退问题，还是难以避免的反复出现。

（3）Excel很容易形成数据孤岛：正因为属于本地软件，Excel文件之间的关系常常是孤立的，实属单机软件。

所以当你面临需要与他人共享Excel数据时，相信一定都是打开微信、打开邮箱、打开内网……导致需要进行数据汇总统计时，限制巨大、累死累活。

因此Excel是很不适合数据搜集和大量数据的管理的。

---

这就引出一个现实问题：

为什么access远没有excel普及化？

这是因为，虽然access能弥补excel不足，但它的代价是非常明显的：

• 不能用于互联网：使用Access制作好的管理软件，访问页只能在局域网中使用；
• 只能在Windows上运行：Access仅支持windows的运行环境，不能在Mac 、 iPhone、 android 系统和其他手机平台使用；
• 软件门槛依然略高：相较其他大多软件开发平台，Access准入门槛相对较低，最早用Access制作管理软件的往往是业务部门。但想要搭建一个好应用，业务员还需要学习VBA、SQL，最后无论是代码编辑出错、还是Access系统升级导致部署困难、亦或是数据丢失等问题，业务员大多缺乏维护能力，最后不得不求助IT部门。

 随着在线化、信息化、数字化的趋势加深，SaaS、低代码/零代码平台的冲击，access的优势只会逐渐缩小、劣势也愈发明显。

Gartner做过预测：

到2025年，企业70%的新应用将会通过低代码或者无代码技术开发，到2024年，至少有75％的低代码应用程序开发工作将限于支持非关键任务工作负载的中小型项目。

的确，越来越多的人倾向于通过在线软件搭建应用、管理数据：

 图为零代码开发，源自简道云界面

越来越多的小伙伴也因此打开了“程序猿”世界的大门……

参考资料与相关链接：

• 零代码开发平台官网：简道云官网
• access优劣势分析报告：Microsoft Access within an Organization's Database Strategy
• 微软Access介绍及体验：Microsoft Office Access - 数据库软件和应用程序
• Access学习教程：运用Access实现降本增效视频课程【张志MVP】
• access学习开发报告：《刑事技术综合管理信息系统》access学习开发报告